El 90% de los financieros y gerentes generales, aseguran que la información brinda por su ERP, no ha sido suficiente para gestionar su negocio.

Una de las partes más difíciles dentro de las compañías es ponerse de acuerdo en cual es el valor real de las operaciones para poder tomar decisiones correctas. A veces, a pesar de contar con un ERP, las diferentes áreas no cuentan con los mismos resultados, esto puede suceder por diferentes razones. Un ejemplo de ello es que la información la llevan por fuera del ERP o la forma en la que se registra no está ajustada a la realidad  o faltan módulos por implementar etc, etc.

La clave es comprender que el ERP tiene la funcionalidad de registrar información de manera transaccional (por centro de costo), la cuestión es que no necesariamente esta estructura está alineada a los procesos de la empresa y por eso es difícil conocer y controlar los costos de las actividades. Por eso se requieren soluciones analíticas que nos permitan diferenciar estos procesos y actividades. Algo que sí es bueno del ERP es que se puede manejar la información de manera dimensional con atributos. Sin embargo, siguen faltando ciertos resultados analíticos como la rentabilidad real y la gestión de la misma a nivel de segmento detallado.

Debemos tener en claro que el ERP ayuda a registrar las transacciones y generar Estados de Financieros para objetivos generales (muchas veces independientes a la operación como pagar impuestos, reportar a la bolsa o a los accionistas). Por otro lado, hay que considerar que existe información que puede o no estar en el ERP como ciertos datos operativos que pueden alimentarse en un CRM y que combinada con información financiera pueden apoyar a la toma de decisiones.

Algo importante a considerar es que si uno mete basura al sistema los reportes reflejarán esa misma basura, (garbage in, garbage out). De esta manera, la veracidad de la salida es determinada por la calidad de la información de entrada, esto es en cualquier proceso de información y más al tratarse de un sistema analítico cuya función es ayudar a los usuarios a resolver dudas y apoyar en la toma de decisiones.

De esta manera, para crear informes / reportes que transmitan información útil, es importante definir un objetivo general para la sección de reportes que se van a realizar y un objetivo especifico para cada uno de los mismos, ya que hacer este paso garantiza que las necesidades del negocio estén alineadas a los objetivos corporativos.

Una vez que contamos con el correcto registro de las operaciones en las empresas podemos generar un analítico que sea orientado a los diferentes niveles de la organización, empezando por los de nivel operativo y ascendiendo a los niveles directivos. A continuación agregamos algunos puntos importantes a considerar en la creación del reportes o dashboard:

• Escoge una herramienta adecuada para tu organización, el tipo de estructura del área de IT y la cantidad de usuarios que van a participar.
• Analiza el nivel de información que cada usuario de la empresa va a tener.
• Crea una base de información suficientemente robusta para resolver los requerimiento de los usuarios y que permita tener flexibilidad de resultados.
• Diseña los reportes lo más estándar posible para que sea el común entre los usuarios, así contarán con la suficiente interactividad de acuerdo a su nivel dentro de la organización.
• Usa siempre referencias cruzadas de información que te sirvan para darle contexto a los indicadores.
• Genera KPI que contengan métricas que sean accionables y que permitan a los responsables de cada uno tener la forma de cambiar los resultados con base en los componentes del KPI.

Además hay tomar en cuenta que la información se debe clasificar en los diferentes niveles de la organización:

• En los niveles operativos lo reportes deben tener resultados que permitan evaluar el desempeño y no que tengan la oportunidad de generar consultas ad-hoc que distraigan del objetivo del reporte.
• Los reportes gerenciales deben ser lo suficientemente analíticos que permitan buscar dentro de la información las causas de la situación actual.
• Y por último, los reportes directivos generalmente son presentados con niveles superiores de información en dashboard que permiten tener en una simple vista todo el resultado del negocio orientado al área de responsabilidad que tengan a su cargo y con algunos indicadores de las demás áreas.

Generar buenos reportes y dashboards permite a las organizaciones tomar mejores decisiones basadas en el conocimiento, que aunado con la experiencia logrará alcanzar los objetivos deseados.

Un elemento que también ayuda mucho dentro de la creación de los reportes, es contar con el apoyo de algún directivo de alto nivel que patrocine el proyecto, así se logra el compromiso de los demás directivos y esto, se reflejará a los niveles inferiores asegurando el éxito de la implementación. Por otro lado, siempre hay que contar con el departamento de TI que va a ser el responsable de administrar y dar soporte, pero no olvidemos que los responsables de definir el contenido de los reportes serán siempre las áreas funcionales.

Con las funciones de herramientas analíticas se logra generar información muy detallada para áreas especificas porque deben existir reportes y análisis históricos y proyectados para Revenue – Management (Gestión de ingresos), costos de manufactura, logística, planeación y control de la producción, flujo de caja, y por último incorporar análisis financieros avanzados como valor económico agregado (EVA en inglés) o ROIC (Return On Invested Capital)

Como lo hemos analizado, contar con un ERP y otros sistemas de información como un CRM o herramientas de logística avanzada ayudan a las empresas a ver lo que sucedió. Es decir, la información histórica, que es como manejar viendo con el espejo retrovisor del auto y basar las decisiones del negocio sólo en esa parte no sería lo correcto. Lo correcto, es visualizar el futuro, mirar el camino por el parabrisas, que siguiendo con el ejemplo del auto nos va a dar una idea de como va a ser el trayecto hacia adelante y que al combinarlo con la historia nos dará el comparativo necesario para tomar mejores decisiones.

Para esta situación debemos buscar una herramienta que permita generar proyecciones por medio de la planificación detallados de la venta, de los costos y gastos. Así mismo, un software que permita hacer revisiones periódicas real vs. presupuesto y ajustarlas para evaluarlas en el tiempo que se requiera.

Haz una cita con alguno de nuestros consultores para ayudarte a tomar la mejor decisión sobre la herramienta de planeación más adecuada a tus necesidades.