Todos los que hayamos tenido que preparar un presupuesto, una simulación de resultados, un control de desvíos, reportes mensuales, estados de resultados, una actualización de la Planeación Financiera, o cualquier otro proceso relacionado con el FP&A (Financial Planning & Analysis) entendemos el título de este artículo
Departamentos completos dedicados al FP&A, ejecutivos que no tienen colaboradores que les apoyen, empresas grandes, medianas y pequeñas siguen padeciendo los síntomas de una enfermedad que yo bauticé como “Excelitis aguda” que reta al profesional más ordenado, meticuloso y colaborativo de la empresa a no volverse loco.
El origen de la “Excelitis aguda”, es sin lugar a dudas de que Excel es una excelente solución tecnológica de productividad personal, que se ha mantenido a lo largo de las décadas con cada vez mayores capacidades y funcionalidades, y principalmente porque es un requisito de cualquier persona que colabora en actividades contables, administrativas, financieras, de reporteo, entre otras el tener un nivel medio o alto en su manejo, por lo tanto es conocido y lo conocido nos da seguridad, por lo menos al principio.
Si Excel es tan buena herramienta, barata, conocida por todos y en constante evolución, entonces, ¿cuál es el problema de que se utilice extensivamente para FP&A?
Los problemas radican en su alta flexibilidad, en que puedes hacer prácticamente todo de forma muy fácil, y aunque para la productividad personal esto es muy importante, para tareas que implican colaboración, control de versiones, almacenamiento de grandes cantidades de información y facilidad de comunicar los resultados esta virtud de la flexibilidad es lo que la imposibilita para ser una buena solución de FP&A
Para tratar de ser más claro tomemos como ejemplo la preparación del presupuesto original elaborado en Excel donde normalmente suceden estos pasos:
- Se les comunica a los responsables de cada Unidad de negocio, Centro de Costos, grupo de cuentas o cuentas contables específicas que deben aportar sus estimaciones de Volumen, Ingresos, Costos y Gastos para ser sumados y posteriormente autorizados a nivel global.
- Se les envía por correo electrónico una o varias hojas de cálculo donde vienen estructuras de Segmentos de Negocio como Canales, Productos, Clientes y las relacionadas con el plan contable de cuentas como Centros de Costo y Cuentas contables, todo esto ordenado y dejando renglones o columnas pre-definidas para que se capturen los datos presupuestales por mes o el período elegido
- En el plan de elaboración presupuestal se establecen las fechas límite para la entrega de estos archivos completados y se establecen los flujos de autorización de los mismos, es decir, quién lo hace y quién lo autoriza por lo tanto cada “pedacito” de información puede pasar por dos o más personas
- Además de indicar quién debe pre-autorizar los datos enviados al área de Planificación Financiera, Finanzas o FP&A, en algunos casos se comunican límites a los gastos en función al objetivo esperado o a los resultados obtenidos en períodos anteriores
- Conforme se van recibiendo las Hojas de Cálculo de “n” colaboradores al presupuesto se van agregando a una Hoja de Cálculo mayor que agrupa los resultados y genera la primera versión del presupuesto para su aprobación.
- En el proceso se tienen cuentas faltantes porque alguien sin intención eliminó algunos renglones o pensó que esas cuentas no le correspondía completar
- También puede ser el caso de que algunos colaboradores no respetaron los límites asignados y presentaron presupuestos de gastos mayores a los esperados, en cuyo caso hay que revisar y devolverles la hoja de cálculo y solicitarles corregirla y volverla a enviar
- Una vez consolidada y preparada la información, se generan los reportes del presupuesto para el siguiente año y se solicita la aprobación de la alta gerencia, que por supuesto solicitará cambios en más de una ocasión, generando que el proceso completo se tenga que repetir en varias ocasiones
El proceso antes descrito además de que es tedioso, propenso a errores u omisiones, crea tensiones entre los colaboradores ya que se les está solicitando entregar previo a las fechas límite y se les corrige y pide cambios constantes, se generan múltiples versiones y la preparación de la verdad recae en muy pocas personas.
Espero que hasta este punto se hayan expuesto los principales problemas de usar Hojas de Cálculo en este proceso, pero muchos pensaran que no hay de otra, que es parte de la chamba que es algo que no se puede cambiar y que tenemos que hacerlo así porque además se nos recuerda constantemente que para eso nos pagan.
Pero la buena noticia es que si hay soluciones tecnológicas para cualquier tamaño de organización y cualquier nivel de complejidad, la mayoría de las soluciones especializadas para FP&A facilitaría la construcción presupuestal de la siguiente forma:
- El área de Planificación accedería a la solución tecnológica “on-line” a través de su password de administrador y parametrizaría el Plan de Cuentas y los segmentos de negocio requeridos.
- A cada responsable de contribuir se le daría acceso únicamente a los segmentos o cuentas bajo su responsabilidad estableciendo formatos pre-definidor, el flujo de autorización y las fechas en que se cada uno actualizó la información
- La solución mandaría automáticamente recordatorios de fechas límite y generaría reportes de avance
- La solución de FP&A generaría los resultados asignando una o más versiones del presupuesto para su autorización
Adicionalmente a recopilar los valores del presupuesto, la mayoría de las empresas inclusive las Medianas y Pequeñas requieren reflejar la complejidad de sus operaciones o la diversidad de los segmentos que tiene en la empresa, para esto se necesitan desarrollar modelos de cálculo con reglas de negocio especiales como por ejemplo:
- Determinación del costo de producción
- Proyectos e inversiones de capital
- Gastos de viaje
- Planes y programas de marketing
- Precios y descuentos específicos por Canal, Cliente, producto
- Gastos de nómina detallados por empleado y puesto
- Financiamiento y contratación de pasivos
- Reasignación de gastos entre Centros de Costo y/o Segmentos de negocio
En procesos de FP&A más avanzados además de proyectar el Estado de Resultados y compararlo con datos históricos, se requiere incorporar la planeación del Flujo de Efectivo y del Balance, ya que en situaciones de cambio e incertidumbre como las que vivimos actualmente el control y planeación continua del ciclo y posición del efectivo es crucial para asegurar empresas en operación y crecimiento adecuados.
Como conclusión, el pretender hacer una planificación financiera completa, integrada, colaborativa, con enfoque estratégico pero a la vez que refleje la operación es prácticamente imposible o mucho muy costoso realizarla en Excel, pero la buena noticia es que hay soluciones adecuadas para todo tipo de empresa.
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