Entre empresas pequeñas, medianas y grandes existen prácticas heredadas y ceguera de taller que se traducen en afirmaciones categóricas como las siguientes:
- Así siempre se ha realizado
- No necesitamos algo más complicado
- Es suficiente lo que tenemos
- Nos proporciona lo que requerimos
- Nunca nos lo ha pedido la dirección
- En Excel se puede hacer todo
Las justificaciones anteriores se pueden aplicar a un sinnúmero de casos, pero en las áreas financieras cobra más relevancia ya que los gerentes y directores de las mismas son los encargados de proveer la información relevante, oportuna y confiable que facilite la correcta toma de decisiones de la alta gerencia. Creer que el control, el registro y el reporte financiero son su prioridad hace que se olvide o coloque en un segundo plano a la proyección o planeación de los resultados esperados.
En el siglo pasado se consolidó la preparación del presupuesto anual para tratar de dar una respuesta a lo que se espera del futuro. Esto fue la base para iniciar la práctica de planear, dar seguimiento a los resultados y explicar las desviaciones vs lo realmente obtenido.
Debido a las limitaciones de tiempo, tecnología y principalmente de criterio, se consideró que elaborar el presupuesto era suficiente para cumplir con la función de Planeación Financiera. Sin embargo, esto es incorrecto ya que el presupuesto “a la antigüita” no cubre las dos características más importantes de una planeación, que son: incorporar y dar seguimiento a las estrategias de la empresa e incluir factores operativos que expliquen cómo los cambios en la operación impactan los resultados esperados.
Para quienes quieren saber si hacen un presupuesto o realizan planeación financiera con visión al futuro, responde mentalmente a las siguientes preguntas:
- ¿Realizas el presupuesto anual en función del año anterior?
- ¿Utilizas únicamente variables y supuestos como inflación e incremento de sueldos esperados?
- ¿La función principal es el control presupuestal? es decir ¿La función principal es limitar los gastos a ciertos importe?
- ¿El presupuesto se realiza exclusivamente por Finanzas y lo aprueba la dirección?
- ¿El pronóstico de volumen es a nivel producto? y generalmente ¿No se pronostica por Canal de venta y/o distribución, Cliente, Región o Zona de Venta?
- ¿Se elabora una sola versión oficial y no existen versiones alternativas?
- ¿Explicas las variaciones principalmente en función a Precios y Volumen?
Si respondiste que sí a 4 o más de estas preguntas, significa que lamentablemente tu proceso de planeación no es el más adecuado, tiene poca visión a futuro y seguramente te ha pasado muchas veces te sientes en compromisos y aprietos al responder a las preguntas de la dirección general y otras gerencias operativas.
Entonces seguramente surge la pregunta ¿qué debo hacer?
Lo primero al igual que cuando se va a construir un edificio es hacer los planos, y en estos detallar lo más posible las características del mismo, desde los cimientos, las instalaciones, los materiales y finalmente los acabados.
Siguiendo este símil los cimientos deben ser la alineación a la planeación estratégica de la empresa. Es decir, debe incorporar los programas planteados en la misma para cumplir los objetivos y reflejar los segmentos de negocio que se busca incentivar, mantener o retirar del portafolio actual. Por ejemplo, si los objetivos de la empresa es mantener un crecimiento acelerado por expansión de nuevas sucursales, la planeación financiera debe considerar las inversiones, gastos y futuros ingresos de estas nuevas sucursales y permitir ver a la dirección general los resultados con y sin las nuevas inversiones.
Las instalaciones como se imaginarán son el alma de un edificio, es el sistema nervioso que permite interconectar y dar funcionalidad al mismo. Por ejemplo el sistema eléctrico o hidráulico deben ser funcionales y estar bien diseñados ya que un cambio a medio camino resulta muy costoso. Para un sistema de Planeación Financiera el equivalente a las instalaciones son la especificación funcional derivada de una o varias metodologías aplicables a cada empresa e industria. Es decir, la lógica de causa-efecto ante cambio de distintas variables operativas, económicas, financieras y su impacto en resultados esperados. En este sentido existen distintas metodologías como Zero-based budgeting que busca que se pronostiquen los resultados sin importar los del ciclo anterior, el Driver-based Planning que sugiere incorporar factores operativos como de procesos, eficiencia o nivel de activos requeridos para proyectar los resultados financieros. Así existen distintas metodologías que no mencionaremos todas pero que tienen en común realizar la planeación de la forma más detallada posible y con criterios que expliquen cómo la operación influye en el resultado financiero.
Los materiales son los insumos requeridos para elaborar el edificio, para un sistema de planeación profesional. Nuestros insumos serían datos de buena calidad, lo que implica que exista una colaboración en el suministro de los mismos y una herramienta tecnológica que pueda procesarlos adecuadamente.
Los acabados podemos asimilarlos al sistema de reportes. Este debe contemplar tanto a nivel numérico como gráfico una fácil comparación con los resultados reales y entre distintas versiones o escenarios.
Todo parece muy bien, ya tendríamos nuestro edificio construido. Sin embargo, hay existe un problema el edifico es estático y a lo que apunta la tendencia arquitectónica es a la construcción de edificios flexibles. De la misma manera, nuestro sistema de planeación debe ser dinámico, flexible y ajustable.
Pensemos que una vez contando con los planos, buscamos la aprobación final de los inversionistas y estos comienzan a preguntar cosas como:
- ¿Podemos dejar más áreas verdes, pero sin perder espacio habitable?
- ¿Qué pasa si agregamos un piso más de estacionamiento?
- ¿Podemos ampliar las zonas comunes y hacer más reducidas las oficinas privadas?
- ¿Podemos reducir el presupuesto sin sacrificar la seguridad?
- ¿Qué pasa si buscamos otro terreno, se tendrán que modificar los cimientos?
Estas y otras preguntas tendremos que responder para mantener vivo y dinámico a un sistema de Planeación Financiera. Sabemos que eres experto en construir edificios, pero permítenos apoyarte hacer de este una construcción flexible. Podemos apoyarte compartiendo contigo las mejores soluciones tecnológicas.